В обзоре поговорим об основных аспектах управления временем, раскроем понятие тайм-менеджмента, исследуем работы по теме, обсудим применимость методов на практике.
В книге «Тайм-менеджмент: Учебное пособие» автор Гейман О.Б. даёт краткое определение:
«Тайм-менеджмент представляет собой технологию организации времени и повышения эффективности его использования. В более узком значении под ним понимается набор техник, позволяющих добиваться повышения производительности труда, а также улучшения других показателей деятельности, корпоративной культуры и общего повышения качества внутренней среды организации за счет оптимизации времени. [6]»
(Гейман, О. Б. Тайм-менеджмент : учебное пособие / О. Б. Гейман. — Москва : РТУ МИРЭА, 2022. — 80 с. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/256820 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 5.).
Автор раскрывает основные понятия, функции, инструменты и правила тайм-менеджмента:
«К основным понятиям, которые характеризуют функции тайм-менеджмента, относятся анализ ситуации, постановка целей, планирование и выработка методов борьбы с причинами потерь времени»;
«К основным инструментам тайм-менеджмента относится следующее:
— бумага и карандаши;
— бумажные органайзеры (ежедневники и еженедельники);
— электронные органайзеры (электронные ежедневники, таск-менеджеры, менеджеры задач).
На зарубежном и отечественном рынке представлено большое разнообразие этих инструментов. Их характеристика представлена на рис. 1.5. К вспомогательным можно отнести следующие инструменты тайм-менеджмента [13]:
- Таймер. Данный инструмент помогает ограничивать время на выполнение поставленных задач, отмерять периоды работы и отдыха.
- Чек-листы. Они применяются для поэтапного выполнения сложных процессов или для проверки уже выполненных задач.
- Бланки. Данный инструмент представляет собой заранее размеченные листы для разнообразных техник тайм-менеджмента (например, для хронометража или составления расписания).
- Ментальные карты. Они применяются для проведения мозгового штурма, хранения информации, планирования, декомпозиции целей и задач.
- Электронные таблицы (Google-таблицы, Excel и т.д.). Довольно популярный инструмент для организации информации и планирования.
- Канбан-доски. Этот инструмент помогает в организации рабочих процессов, делает их более наглядными и упорядоченными. Особенно он полезен для работы в команде.»
«Правила тайм-менеджмента направлены на то, чтобы в общем виде определить тактику организации рабочего процесса. Их применение необходимо для повышения производительности труда и разработки линии поведения человека при осуществлении своей деятельности. Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов [5]:
1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.»
(Гейман, О. Б. Тайм-менеджмент : учебное пособие / О. Б. Гейман. — Москва : РТУ МИРЭА, 2022. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/256820 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 5.).
Можно сделать краткий вывод — для организации тайм-менеджмента в команде необходимо всесторонне проанализировать (команду, доступные ресурсы, стоящие перед отделом\подразделением\департаментом задачи), сформировать набор целей, перейти к планированию, выбрать инструменты для осуществления тайм-менеджмента, не забыть о выработке методов борьбы с причинами потерь времени.
Стоит также отдельно рассмотреть сущность времени. В современных проектах и командах тайм-менеджмент играет ключевую роль, а внутри тайм-менеджмента во главе угла стоит самый дорогой, но в то же время самый неопределенный и неуловимый ресурс – время. Время (свободное, доступное в календаре, рабочее, обеденное, время отдыха, время в пути и т.д.) определяет будет ли в срок написано ТЗ, возьмут ли аналитик и программист задачи в работу, синхронизируются ли команды для End-to-Endтестирования, будет ли проект выполнен в установленные сроки, будут ли согласованы бюджеты и оплачены счета и т.д. и т.п. Автор справедливо замечает:
«Несмотря на популярное заблуждение, использование того или иного инструмента тайм-менеджмента еще не гарантирует высокой продуктивности. Они обеспечивают лишь удобство, но эффективность самого тайм-менеджмента зависит от множества других факторов: -самодисциплины; -правильно подобранных техник; -личных качеств человека.»
Действительно, факторов, влияющих на эффективность тайм-менеджмента, на поверку оказывается гораздо больше, а рекомендации по «эффективному тайм-менеджменту» на практике не всегда применимы:
«Рекомендации по эффективному тайм-менеджменту:
— необходимо научиться отказывать людям, если они просят выполнить бесполезную для вас работу;
— не нужно тратить время на бесполезное просматривание социальных сетей;
— следует определить периоды, в которые у вас наиболее высокая умственная и физическая активность – выполняйте сложную работу именно в это время;
— нужно использовать различные средства и методики планирования своего времени;
— следует сохранять чистоту на рабочем месте, чтобы не тратить время на поиски документов;
— не нужно изучать информацию, которая не нужна при выполнении конкретной задачи;
— не следует выполнять несколько дел одновременно, концентрируйтесь на одном;
— обязательно находите время для отдыха.»
(Гейман, О. Б. Тайм-менеджмент : учебное пособие / О. Б. Гейман. — Москва : РТУ МИРЭА, 2022. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/256820 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 5.).
Чтобы лучше понять, почему при выполнении приведенных рекомендаций на практике сотрудник может столкнуться с трудностями, обратимся к публикации «Устали от великой цели». Статья раскрывает проблему беспрерывных трансформаций и инициатив, которыми компании засыпают современных сотрудников, требуя от своих подчиненных подвига, пытаясь адаптироваться под постоянно меняющиеся условия рынка. В 2024 году бизнес-сообщество выделило новый тренд, получивший название «усталость от перемен» — change fatigue:
«Топ-менеджеры подрывают мотивацию персонала инициативами, которые то вводятся во всей компании, то отменяются без объяснений. Сотрудники «износились» из-за постоянного требования подвига, констатируют кадровики.
«Среди работающего населения прослеживается усталость от изменений и невозможности повлиять на происходящее», — констатируют эксперты кадрового консалтера Detech Group. Компании пытаются адаптироваться к реальности, постоянно меняя бизнес-процессы, и это не вызывает у сотрудников ничего, кроме уныния и желания сменить работу. «Самая большая эмоциональная нагрузка, которую несут сейчас люди, — это слом прежнего видения, вернее, его отсутствие, — уточняет Светлана Симоненко, социальный психолог, управляющий партнер
Detech. — Мы больше не видим, ради чего это все, ради какой великой цели?»
Многие бизнесы оказались не готовы к трудностям и теперь пытаются справиться с ними, судорожно внедряя то цифровизацию, то горизонтальную структуру, то еще что-то модное. Однако эти «волшебные таблетки» лишь раздражают специалистов, и не только в России и на Западе.»
(Дарья Сальникова, «Устали от великой цели». Компании в России замучили людей переменами / Дарья Сальникова // РБК — 2024. Текст : электронный // РБК — URL: https://pro.rbc.ru/demo/671cf1d49a7947d30dc24174 (дата обращения: 12.12.2024).
Не забудем и про такие современные явления и тенденции как Open Space, Agile, поколение Z и тренд повышенной частотности смены работы, тренд вездесущего повышения производительности труда и т.д., которые делают проблематичным применение рекомендаций в условиях современного бизнеса, когда «нужно было вчера». Таким образом тайм-менеджмент, как и любая другая инициатива, процесс или инструмент, должен внедрятся осознанно, не поддаваясь трендам, учитывая риски, потенциальный вред и ожидаемую пользу для команды и компании.
Вернемся к вопросу времени. Разные авторы и издания пишут о времени как о явлении философском, научном, и что самое главное – относительном:
«Неоднородность времени – термин для обозначения свойства времени быть благоприятным или неблагоприятным для совершения тех или иных действий. В термине заложена та же условность, что и в термине «управление временем»: неоднородно не время, а обстоятельства, задающие благоприятные или неблагоприятные условия для совершения различных действий. Люди живут в двух разных сферах одновременно – в сфере линейного времени, к которому мы все привыкли, и в сфере нелинейного(циклического) времени, к которому многие люди сейчас переходят. Линейное время – это прошлое, настоящее и будущее, которые наступают последовательно друг за другом. Линейное (горизонтальное) время – это мера относительного движения между двумя или несколькими объектами или состояниями реальности. Это время определяется по часам и календарю и является полезным применительно к повседневным скоростям и ситуациям. Нелинейное (вертикальное) время – это состояние вечного сейчас, существующее во всех измерениях реальности. Говоря, по совести, это время единственное, а линейное время содержится в более крупной вселенной вечного сейчас. Когда вы сонастраиваетесь с циклическим временем, вы начинаете видеть, что можно управлять временем. Вы замечали, когда вы торопитесь, нервничаете – время мгновенно пролетает, и вы ничего не успеваете? А когда вы в спокойном гармоничном состоянии, время замедляется. За одно и то же время, если вы замедлитесь, вы успеете сделать гораздо больше дел, чем если бы спешили и беспокоились. Время напрямую зависит от вашего внутреннего ощущения.»
(Тайм-менеджмент : учебно-методическое пособие / составитель Ю. И. Авадэни, Е. А. Байда. — Омск : СибАДИ, 2023. — 170 с. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/339110 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 60.).
«Время – одна из базисных категорий философского и научного, а также повседневной жизни. Оно соотносимо с пространством, в котором фиксируется временная протяженность, длительность тех или иных процессов. Категориями «время» и «пространство» обозначаются формы бытия вещей и явлений, которые отражают, с одной стороны их событие, сосуществование (в пространстве), с другой – процессы развития и смены их друг другом (во времени), продолжительность (длительность) их существования. Время и пространство представляют собой основополагающую конструкцию любой известной до сих пор объяснительной картины мира. Представление о времени – это не ощущение времени, а его сознательная, рациональная оценка (интерпретация). Психологическое «оперативное» время, связанное с конкретным видом деятельности. Человеку удобно осознавать время, связанное с какой-либо конкретной ситуацией или деятельностью. Напри-1 Темпорология — междисциплинарное научное направление, посвященное изучению времени и смене временных периодов с различных аспектов.22мер, каждый человек может точно определить, сколько времени ему понадобиться, чтобы собраться утром на работу, сколько примерно времени он потратит на выполнение привычного дела и т.п.»
(Гейман, О. Б. Тайм-менеджмент : учебное пособие / О. Б. Гейман. — Москва : РТУ МИРЭА, 2022. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/256820 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 5.).
«В различных философских учениях также выделяют двенадцать свойств феномена времени [6]:1. Существует реальное время и модели времени.2. Реальное время не существует само по себе, а «привязано» к каким-либо объектам или явлениям.3. Из пункта 2 следует, что существует много видов реального времени, специфичных для разных объектов и явлений.244. Реальное время отражает изменение свойств объекта по отношению к другим объектам. Следовательно, любое время – относительно.5. Изменение какого-либо объекта можно принять за эталон времени. Характеристики изменений этого объекта – длительность и/или частоту (периодичность) – можно принять за меру (единицу) времени.6. Реальное время непрерывно.7. Реальное время – это вектор («стрела времени»), оно необратимо, асимметрично. Необратимость времени связана с необратимостью причин и следствий.8. Реальное время простых объектов одномерно (монохронизм), реальное время сложных систем – многомерно (полихронизм).9. Реальное время неоднородно. Скорость, темп и другие характеристики временных изменений даже у схожих объектов, даже в одной и той же ситуации различны (гетерохронность).10. Модели времени могут быть индивидуальными и социальными (групповыми). Индивидуальные модели времени изучает психология. Примеры социальных моделей времени: научные исторические хронологии, календари, график работы сотрудника, «сетка» вещания телеканала и т.п.11. Модели времени, как правило, допускают обратимость (инверсию) времени, но плохо учитывают многомерность и неоднородность реального времени. Удобным примером здесь является планирование.12. Существует вечная проблема согласования моделей времени с реальным временем. В соответствии с одним из базовых свойств»
(Гейман, О. Б. Тайм-менеджмент : учебное пособие / О. Б. Гейман. — Москва : РТУ МИРЭА, 2022. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/256820 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 5.).
Всё вышесказанное на практике выливается в известную шутку «мы обещали сделать проект к такому-то месяцу, но не называли год». Как говорится, в каждой шутке есть доля шутки, но это ситуация, которую можно сегодня наблюдать в командах и проектах, где применение техник и инструментов тайм-менеджмента являются обязательными.
«Организации, которые недооценивают «фактор времени» и не способны эффективно управлять им, утратят важнейшие стратегические преимущества и проиграют в конкурентной борьбе. Существует несколько стратегий, позволяющих повысить как индивидуальную, так и корпоративную эффективность управления временем (табл. 2.2).»
(Гейман, О. Б. Тайм-менеджмент : учебное пособие / О. Б. Гейман. — Москва : РТУ МИРЭА, 2022. — Текст : электронный // Лань : электронно-библиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/256820 (дата обращения: 12.12.2024). — Режим доступа: для авториз. пользователей. — С. 5.).
С одной стороны это логичный вывод, с другой стороны, само по себе «эффективное управление временем» не способно обеспечить результат. Управление временем и тайм-менеджмент в частности – это лишь один из вспомогательных бизнес-инструментов, суть которого – помощь в управлении проектами и ресурсами. Роль важная, но не главенствующая. Как и везде, нужен баланс. Агрессивный тайм-менеджмент (с обязательным ведением таймшитов и строгим учетом рабочего времени) на практике может негативно влиять на результаты команды, особенно при форсированном внедрении техник управления временем или в долгосрочной перспективе, когда у сотрудников наступает усталость от бесконечной череды задач, спринтов и дедлайнов. В свою очередь слишком запущенные процессы управления временем или их отсутствие могут приводить к хаосу и волоките.
Инструменты и техники, которые можно применить для организации тайм-менеджмента в команде:
«Разделите ваш рабочий процесс на этапы. Например, это могут быть:
«Очередь» — корзина с общим списком всех задач.
«Делаем» — сотрудник начал работу.
«На проверке» — задача готова, нужно проконтролировать и внести замечания.
«На доработке» — сотрудник доделывает задачу.
«Принято» — готовые задачи.
«Ждём» — дела, выполнение которых нужно притормозить на какое-то время (например, дождаться ответа от человека вне компании).»
(СБЕР, «Принципы тайм-менеджмента, или как не терять время» / СБЕР // СБЕР — 2024. Текст : электронный // СБЕР — URL: https://www.sberbank.ru/ru/s_m_business/pro_business/chto-takoe-tajm-menedzhment-kak-vse-uspevat/ (дата обращения: 12.12.2024).
«Матрица ЭйзенхауэраСистема ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.»
«Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.»
(Наталья Шацкова, «Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем»/ Наталья Шацкова // РБК — 2022. Текст : электронный // РБК — URL: https://trends.rbc.ru/trends/education/606335659a7947a191c4b092 (дата обращения: 12.12.2024).
В обзоре мы поговорили об основных аспектах управления временем. Тайм-менеджмент необходим, но должен применяться с умом, осознанно, преследуя конкретную цель, а не тупое следование модным тенденциям. В больших командах и проектах техники управления временем могут помочь руководителям правильно выстроить процессы, с известной долей погрешности оценить и спланировать человеческие ресурсы, определить деятельность команды на период, обнаружить «узкие горлышки», сэкономить и перераспределить ресурсы компании. Однако существует опасность утонуть в задачах управления временем, когда в таймшитах появится графа «заполнение таймшитов». В небольших командах, там где в целом итак справлялись, при попытке инвентаризировать время просто из интереса можно случайно нагрузить сотрудников лишней и ненужной с их точки зрения работой и как следствие получить «сопротивление изменениям» и потенциальный уход сотрудников с вытекающей из этого потерей компетенций. Не стоит забывать, что люди не машины, они не способны круглосуточно быть эффективными, как нынче модно говорить, быть «в ресурсе» и «в моменте».
Также можно сделать на первый взгляд неоднозначный, но логично вытекающий из всего вышеизложенного вывод – в командах, где выстроены нормальные, здоровые рабочие отношения, всегда будет больше времени на выполнение задач, чем в командах подверженных конфликтам, интригам и сплетням.
Что касается инструментов, я бы рекомендовал подход «от простого к сложному». Для начала просто список дел в блокноте, затем, при постепенном росте количества задач, более продвинутые электронные инструменты, такие как Trello. Для управления более крупными проектам в ход пойдут уже самые разнообразные инструменты: от Excel и Google Sheets до Jira и MS Project.